スキルの磨き方＆売り方講座

生成AIで事務作業を劇的に効率化！市場価値を高める実践的活用法

事務職の皆様へ：AI時代に市場価値を高めるために

日々の事務作業に追われながら、「このままのスキルで将来のキャリアや収入はどうなるのだろうか」と漠然とした不安を感じている方は少なくないかもしれません。現在のスキルだけでは、今後の変化に対応し、市場価値を高め続けることに限界を感じている方もいらっしゃるかと思います。

新しいスキルを習得したいと考えていても、どのようなスキルが将来性があり、どのように学べば良いのか、そして全く新しい分野に挑戦することへの不安もあるでしょう。

本記事では、事務職の経験を活かしつつ、今後のキャリアアップや収入向上に繋がる可能性を秘めた「生成AIの活用スキル」に焦点を当てます。生成AIが事務作業にもたらす具体的な変化と、未経験からその活用スキルを身につけ、市場価値を高めるための実践的な方法やロードマップをご紹介します。

この記事をお読みいただければ、生成AIをどのように活用すれば日々の業務が効率化され、ご自身のスキルがどのようにアップデートされるのか、具体的なイメージを持つことができるでしょう。そして、AI時代におけるご自身の市場価値を高めるための一歩を踏み出すヒントを得られるはずです。

事務職における生成AI活用の可能性

生成AI（Generative AI）とは、テキスト、画像、音声などの新しいコンテンツを生成することができる人工知能技術です。近年、ChatGPTのような対話型AIをはじめ、様々な生成AIサービスが登場し、私たちの働き方に大きな変化をもたらし始めています。

事務職の皆様にとって、生成AIは単なる新しいツールではなく、日々の業務を劇的に効率化し、より創造的で価値の高い業務に時間を振り分けるための強力なパートナーとなり得ます。

具体的には、以下のような事務作業に生成AIを活用できます。

• 文章作成・編集: メール、報告書、ブログ記事のドラフト作成、要約、推敲
• 情報収集・要約: インターネット上の情報や長文ドキュメントの要約、特定テーマに関する情報収集
• アイデア出し・ブレインストーミング: 企画のアイデア出し、キャッチコピーの生成
• 翻訳: 海外とのやり取りや外国語資料の翻訳
• データ整理・分析補助: Excelデータの簡単な分析、関数やGAS（Google Apps Script）コードの生成補助
• プログラミング: 事務効率化のための簡単なスクリプト作成補助（例: GAS, Python）

これらのタスクを生成AIに任せることで、これまで時間をかけていた定型業務を削減し、分析や企画、コミュニケーションなど、より高度な業務に集中できるようになります。生成AIを使いこなせる人材は、単に指示された作業をこなすだけでなく、ツールを活用して業務プロセスを改善し、組織全体の生産性向上に貢献できるため、市場価値が高まります。

未経験から生成AI活用スキルを習得するステップ

「AI」と聞くと難しそうだと感じるかもしれませんが、生成AIの活用は、インターネット検索やOfficeソフトを使うことと同じように、まずは「使ってみる」ことから始めるのが最も効果的です。

ステップ1：まずは生成AIを使ってみる

まずは代表的な生成AIツールに触れてみましょう。以下のようなツールは、無料で利用できるプランも提供されています。

• ChatGPT (OpenAI)
• Gemini (Google)
• Claude (Anthropic)

これらのツールに日常業務で発生する簡単なタスク（例：「〇〇に関するメールの件名をいくつか提案して」「この文章を小学生にも分かるように書き換えて」）を入力し、どのような回答が得られるか試してみてください。

ステップ2：「プロンプト」の基本を理解する

生成AIへの「指示文」は「プロンプト」と呼ばれます。より的確な回答を得るためには、効果的なプロンプトを作成するスキルが重要です。これは「プロンプトエンジニアリング」と呼ばれますが、専門的な知識は必要ありません。以下の点を意識するだけで、結果は大きく変わります。

• 具体的な指示: 何をしてほしいのか、明確に伝える。
• 目的・背景を伝える: なぜそのタスクが必要なのか、どのような状況で使用するのかを伝える。
• 条件・制約を示す: 回答の形式（箇条書き、表など）、文字数、含めてほしい要素、含めてほしくない要素などを指定する。
• 役割を与える: AIに特定の役割（例：「あなたは経験豊富な事務担当者です」「あなたはマーケティングの専門家です」）を与えることで、回答の質が変わることがあります。

例えば、「メールの件名を考えてください」だけでなく、「〇〇様への送付資料に関するメールの件名を、開封率が高まるように、簡潔に5つ提案してください」のように具体的に指示することで、より質の高い結果が得られます。

ステップ3：体系的に学習する

基本的な使い方に慣れてきたら、さらに活用範囲を広げるために体系的な学習を取り入れましょう。

• 書籍: 生成AIの仕組みや活用法、プロンプトの書き方に関する入門書が多く出版されています。
• オンラインコース: UdemyやCourseraなどのプラットフォームで、生成AI活用や特定のツール（ChatGPTなど）に関する講座が提供されています。初心者向けのコースから始めてみましょう。
• 無料の学習リソース: 各生成AIサービスの公式ドキュメントやブログ、YouTube、個人ブログなどでも多くの情報が公開されています。
• コミュニティ: 同じように生成AIの活用を学ぶ人たちのコミュニティに参加し、情報交換や質問をしてみるのも良い方法です。

ステップ4：実践と応用を繰り返す

学習した知識は、実際の業務で活用してこそ定着します。最初は小さなタスクからでも良いので、積極的に生成AIを取り入れてみましょう。そして、うまくいった方法や課題を記録し、改善を繰り返します。

一つのツールだけでなく、複数のツールを試したり、生成AIと既存のツール（Officeソフト、GASなど）を組み合わせて使う方法を学ぶことで、さらに活用の幅が広がります。

実践的な活用シナリオ例

具体的な活用シナリオをいくつかご紹介します。

• シナリオ1：メール作成の効率化
  • タスク: 社外向けに、〇〇に関する協力依頼メールを作成する。
  • プロンプト例: 「あなたは丁寧なビジネスメールを作成する専門家です。〇〇株式会社の山田様宛に、△△の件で協力をお願いしたい旨を伝えるメールを作成してください。依頼の背景、具体的な協力内容、期日、お礼を含めてください。敬称は山田様としてください。」
  • 効果: ゼロから作成する手間が省け、洗練された件名と本文のドラフトを素早く作成できます。
• シナリオ2：議事録の要約
  • タスク: 1時間の会議の議事録（テキストデータ）を短く要約する。
  • プロンプト例: 「以下の議事録を、会議の主要な決定事項とアクションアイテム（担当者、期日含む）に焦点を当てて100文字程度で要約してください。\n\n[ここに議事録テキストを貼り付け]」
  • 効果: 会議の内容を素早く把握したり、関係者に共有する際に役立ちます。
• シナリオ3：簡単なGASコードの生成補助
  • タスク: Google Sheetsで、ある列のデータに基づいて別の列に特定の文字列を表示するGASスクリプトを作成したい。
  • プロンプト例: 「Google Apps Scriptで、スプレッドシートの'シート1'のB列に'完了'と入力された場合、同じ行のD列に今日の日付が自動的に入力されるスクリプトを作成してください。ただし、既にD列に日付が入っている場合は上書きしないでください。」
  • 効果: プログラミング知識がなくても、生成AIの補助を受けながら簡単な自動化ツールを作成できます。（※ただし、生成されたコードは必ずご自身で確認・テストしてください。）

これらの例はほんの一部です。ご自身の業務内容に合わせて、様々な活用方法を試してみてください。

市場価値向上に繋げるために

生成AI活用スキルを身につけることは、単に作業を速くするだけでなく、ご自身の市場価値を高めることにも繋がります。

1. 日々の業務で実践する: 習得したスキルを積極的に業務に取り入れ、成果を出すことが最も重要です。
2. 成果を可視化する: AI活用によってどのくらい業務効率が向上したか、どのような新しい価値を生み出せたかなどを記録しておきましょう。これは社内での評価だけでなく、転職活動の際にも強力なアピールポイントとなります。
3. 社内で共有・提案する: 自身だけでなく、チームや部署全体の生産性向上に貢献できるよう、活用方法を共有したり、新しいツールの導入や活用方法を提案したりすることも価値向上に繋がります。
4. 関連知識をアップデートする: 生成AI技術は日々進化しています。新しいツールや機能、より高度な活用方法について継続的に学習し、自身のスキルをアップデートし続ける意識が大切です。

まとめ

生成AIは、事務職の皆様にとって、日々の業務を効率化し、より価値の高い仕事にシフトするための強力なツールです。そして、その活用スキルは、今後のキャリアを築く上で非常に重要な要素となるでしょう。

「AI」という言葉に気後れすることはありません。まずは気軽に触れてみて、どのようなことができるのかを知ることから始めてください。そして、少しずつ学習を進め、日々の業務に取り入れていくことで、着実にスキルを磨き、市場価値を高めていくことができます。

将来への不安を感じている今こそ、新しいスキル習得の一歩を踏み出す絶好の機会です。生成AIを味方につけ、ご自身の可能性を広げていきましょう。